Dağıtım çalışmaları kapsamında kullanıcıdan temin edilen kullanım listelerindeki eserler MESAM veritabanı ile karşılaştırılmakta ve ilgili eser kayıtları ile eşleştirilmektedir. Bu eşleştirme işlemi sayesinde eserler dağıtımlara konu olmaktadır. Hali hazırda MESAM veri tabanında mevcut olmayan ve uluslararası veri tabanlarında bulunamayan eserler tespit edilebilmiş ise eser sahiplerinden bildirim istenmekte, gelen bildirim doğrultusunda yeni eser kaydı oluşturularak eşleştirme işlemi tamamlanmaktadır. Ancak bazı durumlarda, eser ve/veya icracı isimlerinin yanlış yazılması gibi sebeplerle kullanım listesindeki eserin hak sahipleri ile ilgili hiçbir veriye ulaşılamaması söz konusu olabilmektedir. Bu durumdaki “tanımlanamayan eserler” için eser veritabanında geçici kayıtlar oluşturulmakta ve bu kayıtlara tahakkuk eden tutarlar 3 yıl boyunca bekletilmektedir.
Tanımlanamayan Eserler, her dağıtım sonrasında listeler halinde web sitemizden ilan edilmekte, üyelerimizle ve yurtdışı meslek birlikleri ile paylaşılmaktadır. Üyelerimiz ve anlaşmamız bulunan yurtdışı meslek birlikleri bu listeleri incelemeli ve kendilerine ait olan eserleri tespit etmeleri halinde “Tanımlanamayan Eser Bildirim Formu”nu doldurarak MESAM’a iletmelidir. MESAM’A ulaşan bu içerikteki bildirimler incelenmekte, bekleyen tutarlar bir sonraki temsili alan dağıtım döneminde ilgili hak sahiplerine ödenmektedir.
